Henkilötietojen käsittely Tunturihotelli Vuontispirtillä
Koska matkustajatietojen käsittely majoitusliikkeessä perustuu lakiin, on Tunturihotelli Vuontispirtillä majoitus- ja ravitsemistoiminnasta säädetyn lain mukaan velvollisuus kerätä majoittujista matkustajatiedot.
Matkustajatietojen käsittelyssä noudatetaan lakia. Tiedot kerätään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämäksi, rikosten ennalta ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi sekä tilastojen laatimiseksi.
Tunturihotelli Vuontispirtti voi majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan käyttää matkustajatietoja ja majoitusrekisteriä asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin. Tunturihotelli Vuontispirtti ei käytä tietoja edelleen. Tietoja luovutetaan ainoastaan viranomaisten käyttöön niitä vaadittaessa.
Kerättävät tiedot ovat:
• matkustajan nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus
• mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten nimet ja henkilötunnukset tai
niiden puuttuessa syntymäajat
• matkustajan asuinosoite
• majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä ( mikäli tiedossa )
• maa, josta Suomeen saavutaan, jos matkustajan asuinpaikka ei ole Suomi
• matkustusasiakirjan numero ( ei tarvita pohjoismaan kansalaiselta eikä Suomessa asuvilta )
• vapaaehtoinen tieto majoituksen syystä ( vapaa-aika, työ tai muu syy )
• vapaaehtoinen tieto: asiakkaan toiveet ja valinnat ( erityistoiveet huoneista, esteettömyysasiat ja ruokavaliot sekä ruoka-aine allergiat )
Koska majoitusliikkeen keräämien matkustaja- ja henkilötietojen säilytysaika perustuu lakiin, säilyttää Tunturihotelli Vuontispirtti merkityt tiedot, kuten laissa on määrätty, yhden vuoden ajan niiden merkitsemisestä, jonka jälkeen ne poistetaan.
Paperiset asiakkailta saadut majoitus- ja henkilötiedot säilytetään turvallisessa paikassa. Ulkopuolisten pääsy digitaalisiin majoitus- ja henkilötietoihin on estetty salasanoin ja turvatuin datayhteyksin.
Tunturihotelli Vuontispirtti näyttää pyydettäessä asiakkaalle ne tiedot jotka olemme häneltä saaneet digitaalisesti. Asiakkaan hotellin kirjautumisen yhteydessä täyttämästä ” perinteisestä” matkustajalomakkeesta hän saa pyydettäessään kirjautumisen yhteydessä kopion. Tunturihotelli Vuontispirtti ei digitalisoi paperisia matkustajalomakkeita.
Mikäli asiakas on tehnyt varauksensa jonkun varausportaalin kautta, ( Booking.com, Trivago yms. ) on hänen antamansa henkilötiedot näillä palvelun tuottajilla ja kirjauteussaan tälläiseen palveluun on asiakas hyväksynyt valitsemansa portaalin säännöt ja ehdot. Tunturihotelli Vuontispirtti ei ole vastuussa siitä, kuinka nämä portaalit käyttävät asiakkaan antamia tietoja. Sen sijaan Tunturihotelli poistaa omista järjestelmistään näiden palveluportaalien välittämän majoitus- ja henkilötietodatan, kuten aiemmin tässä selosteessa on kerrottu. ( Poisto tapahtuu majoituksen alkamisesta kalenterivuoden kuluttua.)